Sabemos que a regra dos negócios é controlar os custos, ampliar as receitas e potencializar o lucro. Reduzir gastos é, de fato, a forma mais ágil e fácil de melhorar a lucratividade do seu negócio, e a adesão a um sistema de gestão de consumo pode culminar em economias imediatas e assegurar que você se mantenha competitivo a longo prazo.
Mas, antes disso, é preciso entender os indicadores financeiros da organização e saber como eles atuam em cada um dos processos internos. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas de como é possível reduzir custos na empresa.
A importância dos indicadores financeiros
Em uma organização há uma série de interações, atividades e transações que estão acontecendo nas funções ou na cadeia de valor. Normalmente, apenas alguns procedimentos resultam em desempenho, que podem ser melhoria de produtividade ou de moral, aumento de lucratividade ou de vendas etc.
Os principais KPIs — Indicadores-chave de Desempenho — que você já está usando, sem dúvida, incluem receita, despesa, lucro bruto e líquido, concorda? Além desses, outros parâmetros que devem ser rastreados e analisados conforme necessário são:
- fluxo de caixa operacional;
- capital de giro;
- endividamento sobre o patrimônio líquido;
- movimentação de contas a receber;
- rotatividade de estoque;
- retorno sobre o patrimônio.
Nesse contexto, identificar todos os custos fixos de uma empresa e qual a porcentagem de sua estrutura de custos é fundamental.
Se os custos fixos juntos forem muito altos, um negócio pode ter dificuldades durante um período de vendas lento, já que um número relativamente alto de despesas ainda precisará ser pago para fora da empresa.
Muitas empresas buscam reduzir seus custos fixos gerais por meio de uma revisão cuidadosa e da identificação de acordos de pagamento pelo uso para evitar o que, convencionalmente, seriam despesas fixas.
5 dicas para reduzir custos de forma eficaz
Entender os principais indicadores financeiros da empresa e saber gerenciar custos fixos e variáveis de forma eficaz são apenas os primeiros requisitos para a redução de custos. A seguir, conheça outras estratégias inteligentes.
1. Faça uma análise financeira
É importante realizar uma análise financeira para ver como a empresa está se saindo em comparação com períodos anteriores e como o desempenho do negócio se compara a outros concorrentes em seu setor. Conheça algumas metodologias para isso.
Análise dos índices financeiros
Os índices financeiros são ferramentas importantes de análise financeira que ajudam você a implementar planos de ação para obter lucratividade, alavancagem, liquidez e muito mais. Essa é uma ferramenta tradicional de análise de demonstrações financeiras.
Análise horizontal
Você pode analisar índices durante seu período financeiro atual em comparação ao ano passado das finanças da sua empresa — isso é conhecido como uma análise horizontal. O número de anos em que você pode comparar as demonstrações contábeis dependerá do software de análise financeira que estiver usando.
Essa comparação permitirá identificar tendências boas e ruins e ajustar suas práticas comerciais. Quando você compara as finanças de sua empresa com as de outra, é possível ver exatamente como suas proporções se comparam umas com as outras.
Demonstrações financeiras pro forma
Demonstrações financeiras pro forma — ou demonstrações financeiras projetadas — ajudam a prever os níveis futuros dos balanços (lista de ativos, passivos e contas de capital da empresa), lucros e empréstimos antecipados, ou seja, elas são o plano financeiro da organização.
Elas permitem que você rastreie os eventos reais em relação à declaração pro forma e faça os ajustes necessários ao longo do ano. Você pode desenvolver uma declaração para períodos de tempo variados que, geralmente, são seis meses ou um ano.
2. Melhore os processos internos
A força de uma empresa, geralmente, é um reflexo de quão bem ela é executada. Na economia de hoje, quando tantos empreendimentos estão enfrentando desafios financeiros, cabe a ela procurar maneiras de melhorar internamente.
Em outras palavras, seu objetivo é trabalhar de maneira mais inteligente e ser, ou tornar-se, mais eficiente. Isso inclui, por exemplo, a eficiência com que eles gerenciam seus processos de negócios ou otimizam e automatizam seus fluxos de trabalho.
Mapas de processo fornecem a base para como o trabalho é feito e insights sobre o que pode ser realizado para melhorá-lo. Ao definir e implantar processos empresariais sólidos, uma organização envolve seus funcionários de maneira valiosa, distribuindo responsabilidade mais perto do próprio trabalho.
Ao entender os direcionadores de custos, uma organização pode melhorar sua eficácia nos custos, que vêm de quatro áreas básicas, incluindo entradas, conversão, pessoal e despesas gerais de suporte. Quando as organizações operam por meio de processos de negócios bem estruturados, os gastos de bens e serviços se tornam transparentes, o que facilita a melhoria visível e sustentável.
3. Terceirize processos-chave
Dado o ambiente econômico de hoje, maior eficiência de custo operacional é um imperativo organizacional. A recente recessão levou a uma mudança significativa na contratação de demanda e requisitos para a maioria das empresas, fazendo com que elas reavaliassem seu processo de recrutamento e sua estrutura de custos. Nesse sentido, a terceirização pode ser uma estratégia eficaz por alguns motivos.
Redução de custos por meio de risco compartilhado
A terceirização permite que uma empresa repasse o risco de custo de recursos para o parceiro de negócios. Além disso, muitas organizações adotam a terceirização como uma forma de reduzir custos ou melhorar o controle de custos da função terceirizada.
As empresas costumam terceirizar para um fornecedor especializado em determinada função e executá-la com mais eficiência do que ela poderia fazer sozinha, simplesmente em virtude do volume de transações.
Quando falamos em tecnologia, por exemplo, as empresas podem obter acesso a recursos ou competências de última geração, conquistar vantagens no custo de mão de obra no desenvolvimento de aplicativos, obter maior flexibilidade e aproveitar as economias de escala dos provedores de grande porte. Encontrar uma boa organização de desenvolvimento para adquirir uma parceria nesse sentido é imperativo.
4. Automatize tarefas
A automação de processos de negócios é mais do que uma moda passageira. É uma maneira simples e econômica de otimizar seus processos e, ao mesmo tempo, reduzir seus gastos.
Ela também simplifica os processos para os funcionários nos departamentos automatizados, tornando a automação vantajosa para todos na sua empresa. Melhor ainda, você começa a perceber esses benefícios imediatamente após automatizar um departamento. Não demora muito para ver o ROI (Retorno Sobre o Investimento) do software de automação. Basicamente, a automatização de processos pode:
- otimizar tempo de empregado;
- acelerar o processamento;
- auxiliar na obtenção de dados precisos.
5. Controle os ativos
Dois principais fatores de custo para gerenciar os gastos do ciclo de vida de um ativo são o investimento (CAPEX) e os custos operacionais (OPEX). O design e a construção de um ativo determinam a influência que você tem em seu gasto operacional.
Além disso, quaisquer investimentos adicionais feitos durante a operação do ativo, como renovações ou expansões, terão impacto nos custos operacionais que você enfrenta durante a vida útil restante do ativo. Portanto, fazer um controle de forma eficiente ajudará você a:
- gerenciar seus ativos durante a fase de investimento, o ciclo de vida ativo e o descarte para otimizar o uso de ativos de ponta a ponta para obter o melhor valor e os menores custos;
- determinar o impacto dos investimentos nos custos operacionais e de investimentos futuros;
- determinar a relação custo-eficácia e o ROI dos investimentos durante o ciclo de vida dos ativos.
As despesas operacionais não são determinadas apenas pelos gastos de capital, mas também pelas estratégias de manutenção, segurança e operação de uma empresa. Quando você identifica oportunidades de melhoria e otimização, você pode:
- reduzir os custos gerais enquanto otimiza seu TCO, ROI, custo e depreciação de ponta a ponta;
- desenvolver estratégias de manutenção mais eficientes;
- criar um melhor equilíbrio entre CAPEX e OPEX;
- realize uma vida útil prolongada do ativo.
Além dessas estratégias, existem outros processos e recursos que podem auxiliar um gestor a entender como reduzir custos na empresa, que incluem bom gerenciamento de estoque, gestão de fornecedores e planejamento estratégico. Cabe ao gestor analisar o contexto em que a organização se encontra e se adequar a ele.
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